Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung für die App VocaFix und die Web-Fassung

Stand: 16.10.2026

1. Worum geht es?

VocaFix ist ein Englisch-Vokabeltrainer für Kinder und Jugendliche (Grundschule bis Abitur). Es gibt ihn als App für Android und iOS, als Web-Fassung unter https://app.vocafix.com (Anmeldung unter https://app.vocafix.com/auth), als Lehrkraft-Webseite unter https://lehrkraft.vocafix.com und als Verwaltungsoberfläche unter https://admin.vocafix.com. Diese Erklärung sagt, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wozu, auf welcher Rechtsgrundlage, wie lange, an wen sie gehen und welche Rechte Sie haben.

Die App lässt sich auf vier Arten nutzen. Je nach Art verarbeiten wir sehr unterschiedlich viele Daten:

2. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), soweit nicht nach Abschnitt 10 eine Schule, Nachhilfe oder Lehrkraft verantwortlich ist:

VocaFix – [ANBIETER-NAME], Einzelunternehmer
[ANBIETER-ANSCHRIFT]
Telefon: [TELEFON]
E-Mail: datenschutz@vocafix.com

Datenschutzbeauftragter: [DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER: NAME UND KONTAKT], erreichbar unter datenschutz@vocafix.com.

3. Grundsätze

• Kein Tracking, keine Werbenetzwerke. Wir setzen keine Analyse-, Statistik- oder Tracking-Werkzeuge und keine Werbe-Programmbibliotheken Dritter ein und bilden keine Nutzerprofile zu Werbe- oder Analysezwecken. Lernstände dienen nur dem Lernen in der App und der Fortschrittsanzeige für Eltern bzw. Lehrkräfte; sie werden nie für Werbung verwendet.
• Kinder brauchen keine E-Mail-Adresse. Kinderprofile in VocaFix Familie haben kein eigenes Login. Schulkinder melden sich mit Benutzername und Passwort an, ohne E-Mail-Adresse.
• Kein Verkauf von Daten. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter.
• Hosting in Deutschland. Server, Datenbank und Anmeldedienst betreiben wir bei der Hetzner Online GmbH in Rechenzentren in Deutschland.
• Keine fremden Inhalte. Die App und unsere Webseiten laden keine Schriften, Skripte oder Inhalte von fremden Servern (keine Google Fonts, keine CDNs).

4. Kostenlose Stufe (ohne Konto)

Was passiert: Sie können sofort spielen, ohne Konto. Es gibt ein Profil (Name und Tierbild, frei wählbar) und den Lernstand. Beides wird nur auf Ihrem Gerät gespeichert (im Speicher der App bzw. des Browsers). Wir erhalten diese Daten nicht.

Server-Kontakt trotzdem nötig für: das Laden der Sprachaufnahmen und Bilder (Abschnitt 8) und – nur in der Android-App – das Laden eigener Hinweise (Abschnitt 6). Dabei werden technisch bedingt Ihre IP-Adresse und Geräteangaben an unseren Server übermittelt (Abschnitt 9.3).

Speicherung auf dem Gerät: Die App speichert auf dem Gerät nur, was für die von Ihnen gewünschte Nutzung unbedingt erforderlich ist (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz, TDDDG): Profil und Lernstand, Spieleinstellungen (z. B. Rundenzahl, Ton), zwischengespeicherte Töne und Bilder für die Offline-Nutzung und – in der Android-App – den Zeitpunkt des letzten eigenen Hinweises, damit höchstens alle fünf Minuten einer erscheint. Cookies setzen wir nicht. Sie können die Daten jederzeit löschen, indem Sie die App-Daten löschen bzw. die App deinstallieren (Web: Website-Daten im Browser löschen).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der App nach den Nutzungsbedingungen) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer Betrieb).

Wechsel zu VocaFix Familie: Bevor der Lernstand des Geräte-Profils in Ihr Elternkonto übernommen wird, zeigen wir Ihnen das Profil und die zu übertragenden Daten. Die Übernahme erfolgt erst nach Ihrer Auswahl und Ihrer Einwilligung nach Abschnitt 5.2; danach wird der Lernstand auf dem Gerät gelöscht.

5. VocaFix Familie: Elternkonto und Kinderprofile

5.1 Elternkonto anlegen und anmelden

Daten: E-Mail-Adresse, Name (soweit bei der Registrierung angegeben), Passwort (nur als Hashwert gespeichert), interne Konto-Kennung, Zeitpunkt der Registrierung und der E-Mail-Bestätigung.
Zweck: Konto, Anmeldung, Zuordnung von Käufen und Kinderprofilen, Passwort zurücksetzen, Konto löschen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag mit Ihnen).
Dienst: Die Anmeldung läuft über unseren selbst betriebenen Anmeldedienst auf Servern von Hetzner in Deutschland. E-Mails (Bestätigung, Passwort zurücksetzen, Kauf- und Kündigungsbestätigungen) versenden wir von noreply@vocafix.com über die IONOS SE (Abschnitt 11).

5.2 Kinderprofile

Daten je Profil: Vorname oder Spitzname (frei wählbar, muss kein echter Name sein), Tierbild (Avatar), Lernstand (welche Wörter geübt, richtig/falsch, schwer/leicht, Reihenfolge der Startseiten-Kacheln), Zeitpunkt der letzten Speicherung. Außerdem eigene Vokabellisten (Name der Liste, enthaltene Wörter aus dem Bestand der App, Zeitpunkt der letzten Änderung; für gelöschte Listen ein Löschvermerk mit Kennung und Zeitpunkt, damit die Liste auf anderen Geräten nicht zurückkommt) und welche Spiele ausgeblendet sind.
Zweck: Lernen auf mehreren Geräten, Fortschritt sichern, Fortschrittsanzeige für Sie.
Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung als sorgeberechtigte Person für Ihr Kind (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 8 DSGVO). Wir holen sie gesondert ein, bevor das erste Kinderprofil auf unserem Server gespeichert wird (Einwilligung der Eltern), und speichern Zeitpunkt und Fassung als Nachweis (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Ihre Berechtigung prüfen wir mit einem dem Risiko angemessenen Verfahren: Das Elternkonto ist Volljährigen vorbehalten, die E-Mail-Adresse wird bestätigt, und die Einwilligung wird nur im angemeldeten Elternkonto hinter der Elternsperre erteilt.
Widerruf: Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie das Kinderprofil löschen oder an datenschutz@vocafix.com schreiben. Wir löschen dann das Profil mit allen Daten auf unserem Server. Ihr Kind kann danach ohne Konto in der kostenlosen Stufe auf dem Gerät weiterlernen. Ihr Vertrag über VocaFix Familie bleibt bestehen; Sie können jederzeit ein neues Profil anlegen.
Kinderprofile haben kein eigenes Login, keine E-Mail-Adresse und sehen keine Werbung.

5.3 Kinder-Gerät koppeln (QR-Code)

Eltern können ein Gerät des Kindes per QR-Code fest an ein Kinderprofil koppeln. Das Kinder-Gerät kann dann nur spielen und den Lernstand dieses Profils speichern.
Daten: Gerätename (wird beim Koppeln nur aus der groben Geräteart gebildet, z. B. „iPad“, „Android-Gerät“ oder „Computer“), verbunden seit, zuletzt gesehen (höchstens alle 5 Minuten aktualisiert), ein zufälliger, von der App erzeugter Geräte-Schlüssel (bei uns nur als Hashwert gespeichert). Zur Sicherung bewahren wir je Profil die jeweils letzte Fassung des Lernstands vor einer Speicherung vom Kinder-Gerät auf.
Zweck: Ihr Kind kann auf seinem eigenen Gerät ohne Anmeldung lernen; Schutz vor versehentlichem Überschreiben.
Rechtsgrundlage: wie Abschnitt 5.2; für Ihre Angaben als Elternteil Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Dauer: bis Sie das Gerät trennen oder das Profil bzw. Konto löschen, spätestens nach 90 Tagen ohne Nutzung (automatische Trennung). Der Kopplungs-Code gilt 10 Minuten und nur einmal und wird eine Stunde nach Ablauf gelöscht.

5.4 Kauf von VocaFix Familie

Kauf über die Web-Fassung (PayPal): Wir verarbeiten Bestelldaten (Produkt, Laufzeit, Betrag, Zeitpunkte, Status), Ihre Rechnungsanschrift, Ihre Angaben zum Kauf (Zustimmungen mit Zeitpunkt und Fassung der Vertragstexte) und die Rechnung. Die Zahlung wickelt PayPal ab (Abschnitt 11); wir erhalten von PayPal nur Betrag, Status und eine Zahlungs-Kennung, keine Konto- oder Kartendaten. An PayPal übermitteln wir Kauf-Kennung, Bezeichnung und Betrag.
Kauf über Google Play: Die Zahlung wickelt Google ab; wir erhalten keine Zahlungsdaten. Bei uns gespeichert werden Produkt, Laufzeit/Ablaufdatum, Status (aktiv, abgelaufen, erstattet, beendet) und die Kaufbeleg-Kennung von Google (als Hashwert und verschlüsselt, um Verlängerungen, Kündigungen und Erstattungen abzugleichen). Beim Kauf übergibt die App an Google eine pseudonyme Kennung Ihres Kontos (Hashwert), damit wir den Kauf Ihrem Konto zuordnen können. Unser Server fragt bei Google den Status des Kaufs ab und erhält Benachrichtigungen über Verlängerung, Kündigung und Erstattung. Für den Kauf selbst, Ihr Google-Konto und die Zahlung ist Google in eigener Verantwortung tätig (Abschnitt 11).
Kauf über den App Store: Die Zahlung wickelt Apple ab; wir erhalten keine Zahlungsdaten. Wir erhalten von Apple Kauf-, Verlängerungs-, Status- und Erstattungsmitteilungen zu Ihrem Kauf und speichern Produkt, Laufzeit, Status und die Kennung des Kaufs. Die Mitteilungen selbst löschen wir nach 90 Tagen. Für den Kauf selbst und Ihre Apple-ID ist Apple in eigener Verantwortung tätig.
Zweck: Vertragsschluss und -abwicklung, Freischaltung, Rechnung, Nachweis.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Aufbewahrung von Rechnungen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 Abgabenordnung und § 14b Umsatzsteuergesetz (Abschnitt 12).

5.5 Konto löschen

Sie können Ihr Elternkonto jederzeit in der App löschen (Einstellungen → „Konto & Abo“ → „Konto löschen“; aus Sicherheitsgründen mit erneuter Anmeldung). Dabei löschen wir das Konto im Anmeldedienst und die aktiven Daten auf unserem Server: Elternkonto, Kinderprofile, Lernstände, eigene Listen, gekoppelte Geräte, Abo-Datensätze und Kontodaten (Abschnitt 5.6). Auf dem Gerät werden alle gespeicherten Daten der App (einschließlich zwischengespeicherter Töne) gelöscht.
Was bleibt: Rechnungen samt zugehörigem Kauf, solange wir sie aufbewahren müssen (Abschnitt 12); Nachweise zu Widerrufen, Kündigungen und Löschanträgen für die in Abschnitt 12 genannte Dauer; eine Löschmarke mit der internen Konto-Kennung, Art und Zeitpunkt (ohne Name und E-Mail-Adresse), damit ein gelöschtes Konto nicht versehentlich neu entsteht; Protokolleinträge nur pseudonymisiert (Abschnitt 9.2). Sicherungskopien werden nach Abschnitt 12 überschrieben; bei einer Wiederherstellung wenden wir bereits ausgeführte Löschungen erneut an.
Wichtig: Das Löschen des Kontos kündigt nicht automatisch ein Abo bei Google Play oder im App Store. Bitte kündigen Sie es zusätzlich dort.
Ohne App: Löschantrag über die Web-Seite „Konto und Daten löschen“ (https://app.vocafix.com/recht/loeschen.html) oder per E-Mail an datenschutz@vocafix.com. Auf der Web-Seite geben Sie die E-Mail-Adresse Ihres Kontos an; wir senden einen Bestätigungslink (gültig 24 Stunden), erst nach Ihrer Bestätigung wird wie in der App gelöscht. Die Antwort der Seite ist immer dieselbe, damit niemand erfahren kann, ob zu einer Adresse ein Konto besteht. Kinder mit Schulzugang haben keine E-Mail-Adresse; hier wenden Sie sich an die Schule, Nachhilfe bzw. Lehrkraft.

5.6 Kontodaten (Kontakt- und Rechnungsanschrift)

Jedes Konto einer erwachsenen Person (Elternkonto, VocaFix Solo, VocaFix Studio, Lehrkraft und Schulverwaltung einer Schule) kann im Konto Kontaktdaten und eine Rechnungsanschrift hinterlegen. Das ist freiwillig; ohne diese Angaben können Sie die App weiter nutzen und geben die Rechnungsanschrift beim Kauf ein. Kinderprofile und Schulkinder-Konten haben diese Funktion nicht.

Daten (Kontaktdaten): Vorname, Nachname, Straße und Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land (ohne Eingabe: Deutschland); freiwillig außerdem Firma bzw. Schule. Eine Telefonnummer und eine Kontakt-E-Mail-Adresse speichern wir nicht.
Daten (abweichende Rechnungsanschrift, nur wenn Sie sie einschalten): Nachname oder Firma/Schule, Straße und Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land; freiwillig Vorname, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und – bei öffentlichen Auftraggebern – Leitweg-ID.
Freiwillige Anrede: Eine Anrede (Frau, Herr, Divers) können Sie freiwillig angeben; sie dient nur der Anrede in Rechnungen und E-Mails (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, jederzeit durch Löschen der Angabe widerrufbar).
Anmeldedaten: Anmelde-Adresse, Benutzername und Passwort bleiben im Anmeldedienst und werden hier nicht gespeichert. Bestellbestätigungen und Rechnungen gehen an die Anmelde-Adresse Ihres Kontos.
Zweck: Abwicklung des Vertrags, Rechnungsstellung und Erleichterung künftiger Käufe. Beim Kauf füllen wir das Rechnungsformular mit Ihrer abweichenden Rechnungsanschrift vor, sonst – wenn vollständig – mit Ihren Kontaktdaten; Sie können die Angaben vor der Bestellung ändern. Mit dem Kästchen „Für künftige Käufe speichern“ legen Sie die beim Kauf eingegebene Rechnungsanschrift im Konto ab; sie wird nur bei einer tatsächlich abgesendeten Bestellung gespeichert. Bei Bestellungen einer Schule ist die Rechnungsanschrift der Schule maßgeblich.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag, Rechnungsstellung); für die Aufbewahrung ausgestellter Rechnungen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 Abgabenordnung und § 14b Umsatzsteuergesetz.
Pflicht- und freiwillige Angaben: Pflicht sind in den Kontaktdaten Vorname, Nachname, Straße, Postleitzahl und Ort; in der Rechnungsanschrift Nachname oder Firma/Schule, Straße, Postleitzahl und Ort. Ohne Rechnungsanschrift können wir keine Rechnung ausstellen und daher keinen Kauf annehmen. Alles andere ist freiwillig. Die Angaben werden auf Format und Länge geprüft.
Empfänger: Wir geben diese Kontodaten nicht an Dritte weiter. An PayPal, Google oder Apple fließen sie nicht. Gesetzlich verpflichtete Weitergabe, z. B. an Finanzbehörden, bleibt unberührt.
Ändern und Löschen: Sie sehen und ändern Ihre Kontodaten selbst (Eltern: Einstellungen; Lehrkräfte und Schulverwaltung: Menü „Kontodaten“). Die abweichende Rechnungsanschrift löschen Sie, indem Sie sie abschalten und speichern. Mit dem Knopf „Anschrift löschen“ löschen Sie Ihre Kontakt- und Rechnungsanschrift; bereits ausgestellte Rechnungen bleiben unverändert. Das ganze Konto löschen Sie mit „Konto löschen“ (Abschnitt 5.5). Passwort und Anmelde-E-Mail-Adresse ändern Sie im Anmeldedienst.
Warnmail bei Änderung der Anmelde-E-Mail-Adresse: Wird die Anmelde-E-Mail-Adresse geändert, informieren wir die bisherige Adresse. Dazu speichert der Anmeldedienst das Änderungsereignis mit alter und neuer Adresse höchstens 7 Tage (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Schutz vor Kontoübernahme).
Dauer: bis Sie die Angaben ändern oder löschen, längstens bis zur Löschung des Kontos. Kontodaten gelöschter Konten entfernt zusätzlich die automatische Bereinigung (alle 10 Minuten). Bereits ausgestellte Rechnungen behalten ihre damalige Anschrift für die Aufbewahrungsdauer (Abschnitt 12).

6. Eigene Hinweise in der kostenlosen Stufe (Android-App)

In der Android-App kann in der kostenlosen Stufe vor einer Lernrunde ein eigener, als „Anzeige“ gekennzeichneter Hinweis erscheinen – höchstens alle fünf Minuten. Die Hinweise stellen wir selbst zusammen (Angebote von VocaFix oder ausgewählten Partnern) und liefern sie von unserem eigenen Server aus. Wir setzen keine Werbenetzwerke (z. B. Google AdMob) und keine Werbe-Programmbibliotheken ein. In der Web-Fassung, in der iOS-App, mit VocaFix Familie, für Kinderprofile, Schulkinder und Lehrkräfte gibt es keine Hinweise dieser Art.

Daten: Die App ruft einen Hinweis ohne Konto, ohne Kennung und ohne Cookie ab. Dabei verarbeitet unser Server technisch bedingt die IP-Adresse (für die Auslieferung und den Missbrauchsschutz nach Abschnitt 9.3; keine Ermittlung des Standorts, keine Auswahl nach Region). Wir zählen Einblendungen je Hinweis und Tag ohne Bezug zu Personen oder Geräten. Auf dem Gerät speichert die App nur den Zeitpunkt des letzten Hinweises, um den Abstand von fünf Minuten einzuhalten (Abschnitt 4).
Klicks: Ein Link zu einem fremden Angebot öffnet sich erst nach der Elternsperre (kleine Rechenaufgabe), damit Kinder die App nicht versehentlich verlassen. Erst beim Öffnen des Links entsteht ein Kontakt zum Anbieter des beworbenen Angebots.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die Finanzierung der kostenlosen Stufe durch nicht personalisierte Hinweise; die Interessen der Kinder berücksichtigen wir dadurch, dass keine Daten über das Kind erhoben, keine Profile gebildet und keine Daten an Dritte übermittelt werden.

7. VocaFix Solo, VocaFix Studio und VocaFix Campus (Lehrkräfte, Nachhilfe und Schulen)

7.1 Vertrag, Kauf und Rechnung (wir verantwortlich)

Daten: bei VocaFix Solo und VocaFix Studio: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur Hashwert), Rolle, Organisation; Angabe Verbraucher oder Unternehmer; Bestätigung, dass der Einsatz mit Schülerinnen und Schülern mit der Schulleitung abgestimmt bzw. dienstrechtlich gestattet ist (mit Zeitpunkt); Rechnungsanschrift (Name bzw. Firma, Straße, PLZ, Ort, Land, ggf. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Leitweg-ID); Käufe (Paket, Zusatzplätze, Betrag, Status, Zustimmungen mit Zeitpunkt und Fassung der Vertragstexte); Rechnungen. Bei VocaFix Campus: Angebot, Vertrag, Rechnungsanschrift der Schule, Namen und dienstliche E-Mail-Adressen der Ansprechpersonen, Rechnungen.
Zweck: Vertragsschluss, Lizenzverwaltung, Abrechnung, Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag mit Ihnen); bei Ansprechpersonen einer Schule Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Abwicklung des Vertrags mit der Schule); Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Aufbewahrung von Rechnungen nach § 147 Abgabenordnung, § 14b Umsatzsteuergesetz).
Zahlung: Online-Käufe bezahlen Sie über PayPal (Abschnitt 11). PayPal verarbeitet den Zahlungsvorgang in eigener Verantwortung; wir erhalten nur Betrag, Status und eine Zahlungs-Kennung. Schulen zahlen auf Rechnung per Überweisung.
E-Rechnung: Unternehmern stellen wir strukturierte elektronische Rechnungen (XRechnung bzw. EN 16931) aus, die die oben genannten Rechnungsdaten enthalten.

7.2 Prüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Nachweis des Leistungsorts

Bei Bestellungen von Unternehmen mit Umsatzsteuer-Identifikationsnummer aus dem EU-Ausland prüfen wir die Nummer zusammen mit Firmenname, Ort, Postleitzahl und Straße über das Bestätigungsverfahren des Bundeszentralamts für Steuern bzw. das EU-System VIES. Wir speichern das Prüfergebnis: ungültige Ergebnisse 90 Tage, gültige ohne Bestellung 1 Jahr, gültige mit Rechnung als Nachweis 10 Jahre. Für Kunden aus Staaten außerhalb der EU und aus Sondergebieten speichern wir zum Konto zusätzlich das Land, die Steuernummer bzw. die Anschrift und den Zeitpunkt unserer Freigabe; diese Freigabe wird mit dem Konto gelöscht. Zum Nachweis des Leistungsorts speichern wir bei Bestellungen die Angaben, aus denen sich das Land ergibt (Rechnungsanschrift und, soweit verfügbar, ein aus der IP-Adresse ermittelter Ländercode – nicht die IP-Adresse selbst), zusammen mit der Rechnung.
Zweck: richtige umsatzsteuerliche Behandlung (Reverse Charge, One-Stop-Shop-Verfahren) und deren Nachweis.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 18e und § 22 Umsatzsteuergesetz und Art. 24b, 63c Durchführungsverordnung (EU) Nr. 282/2011.

7.3 Daten der Kinder, Lehrkräfte und Schulverwaltung im Auftrag

Die Daten der Schulkinder – bei VocaFix Campus auch die Konten der Lehrkräfte und der Schulverwaltung – verarbeiten wir im Auftrag der Stelle, die über den Einsatz entscheidet (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, Auftragsverarbeitungsvertrag). An diese wenden sich Eltern, Kinder und Lehrkräfte mit Fragen und zur Ausübung ihrer Rechte (Abschnitt 10). Wir unterstützen sie dabei. Zur Information, was technisch verarbeitet wird:

• Schulkind-Konto: Vorname bzw. Name, wie von Lehrkraft oder Schulverwaltung eingegeben; Benutzername; Passwort (im Anmeldedienst nur als Hashwert; einmalig im Klartext für den Zugangszettel angezeigt); Organisation; Klasse bzw. Gruppe.
• Lernstand des Kindes, zugewiesene Vokabellisten mit Fälligkeit, Wortschatz-Aufträge der Lehrkraft (60 Tage), ausgeblendete Spiele.
• Eltern-PIN: steht auf dem Zugangszettel und schützt die Einstellungen der Kinder-App; bei uns nur als Hashwert gespeichert; mit jedem neuen Zugangszettel entsteht eine neue PIN.
• Eltern-Ansicht per Link: Die Lehrkraft kann für ein Kind einen Link erzeugen, über den Eltern ohne Anmeldung den Fortschritt sehen (erstes Wort des Namens, Gruppe, Listen, Anteil geübt/gekonnt, Datum der letzten Aktivität). Der Link gilt bis zu 365 Tage und kann jederzeit widerrufen werden; wir speichern nur einen Hashwert.
• Konten von Lehrkräften und Schulverwaltung (VocaFix Campus): Name, Benutzername bzw. dienstliche E-Mail-Adresse, Rolle, Klassenzuordnung; bei der Schulverwaltung das Geheimnis für den Zweitfaktor.

7.4 Widerruf („Vertrag widerrufen“)

Daten: Name und E-Mail-Adresse, wie Sie sie angeben, die Bezeichnung des Vertrags, Inhalt der Erklärung, Zeitpunkt des Eingangs. Die E-Mail-Adresse speichern wir nur maskiert (z. B. „a*@b*.de“) zusammen mit einem HMAC-Wert (Prüfwert, aus dem sich die Adresse nicht zurückrechnen lässt). Gehört die Adresse zu einem Konto mit einem Verbraucher-Kauf, verknüpfen wir den Eingang mit diesem Kauf. Eine Eingangsbestätigung mit Inhalt, Datum und Uhrzeit senden wir per E-Mail.
Erstattung bei Google Play: Für die Erstattung übermitteln wir Google die Bestellnummer bzw. Kaufbeleg-Kennung mit dem Auftrag, voll zu erstatten und den Zugang zu beenden. Weitere Daten über Sie geben wir dabei nicht weiter. Bei Käufen im App Store erstattet Apple; wir erhalten von Apple die Erstattungsmitteilung und beenden dann den Zugang.
Zweck: Entgegennahme, Bestätigung und Nachweis Ihres Widerrufs, Abwicklung und Erstattung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit §§ 356a, 357 BGB; Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Rückabwicklung); für die Aufbewahrung des Nachweises Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Nachweis bei Streitigkeiten).

7.5 Kündigung („Vertrag kündigen“) und Rücknahme

Daten: Konto-Kennung bzw. Name und E-Mail-Adresse (maskiert plus HMAC-Wert wie in Abschnitt 7.4), Vertrag, Art der Kündigung, gewünschter Beendigungszeitpunkt, Zeitpunkt des Eingangs; bei einer Rücknahme deren Zeitpunkt (Vermerk „zurückgenommen“). Die Bestätigung senden wir per E-Mail.
Zweck: Entgegennahme, Bestätigung und Nachweis Ihrer Kündigung (§ 312k BGB), Rücknahme einer Kündigung, Schutz vor Missbrauch.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 312k BGB; Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung); für die Aufbewahrung des Nachweises Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Formularweg ohne Anmeldung: Für die Zuordnung zu einem Konto senden wir einen Bestätigungslink (gültig 7 Tage) an die Kontoadresse. Wird er nicht genutzt, entfernen wir 30 Tage nach Ablauf die Zuordnung zu Konto und Kauf; der Eingang selbst bleibt als Nachweis gespeichert (Abschnitt 12).

7.6 Schulverwaltung: Zweitfaktor und Protokoll der Schule

Zweitfaktor: Die Schulverwaltung meldet sich nur mit Einmalcode (Authenticator-App) an. Das Geheimnis dafür speichert unser Anmeldedienst im Konto.
Protokoll der Schule: Wir protokollieren für die Schule Zeitpunkt, handelnde Person (Benutzername der Lehrkraft bzw. Schulverwaltung), Aktion (z. B. Lehrerkonto, Klasse oder Kinderkonten angelegt bzw. gelöscht, Zugangszettel erneuert, Kind umbenannt; beim Anlegen nur die Anzahl), das Ziel pseudonymisiert (Hashwert) und bei Lehrerkonten deren Benutzername. Nie gespeichert werden Passwörter, PINs oder Namen von Kindern. Die Schulverwaltung sieht nur das Protokoll der eigenen Schule.
Zweck und Rechtsgrundlage: Sicherheit und Nachvollziehbarkeit der Verwaltung; Verarbeitung im Auftrag der Schule (Abschnitt 7.3). Dauer: Abschnitt 12.

7.7 Rechnung und Zahlungsverzug (Schulen)

Daten und Empfänger: Bestellt die Schulverwaltung Zusatzplätze auf Rechnung, senden wir per E-Mail an alle Schulverwaltungs-Konten der Schule und an uns eine Mitteilung mit Schule, bestellendem Konto (Benutzername), Rechnungsnummer, Betrag, Zahl der Plätze und Zahlungsziel. Bei offener Rechnung folgen Erinnerungen und eine schriftliche Mahnung an die Schulverwaltungen. Die Nachrichten enthalten keine Daten von Kindern. Zeitpunkte von Mitteilung, Erinnerung und Mahnung speichern wir an der Rechnung.
Zugangssperre: Eine Sperre ist frühestens 60 Tage nach Fälligkeit und nach schriftlicher Mahnung möglich (AGB Lehrkräfte, Nachhilfe und Schulen, § 5 Abs. 3). Während einer Sperre bleiben alle Daten gespeichert; es wird nichts gelöscht. Die Schulverwaltung behält ihren Zugang, auch zum Export und Löschen von Daten.
Zweck: Vertragsabwicklung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

7.8 Gutscheine

Daten: Bei Einlösung eines Gutscheincodes speichern wir den Rabatt, die Art des Kaufs, die Kennung des Kaufs, die Organisation, die Konto-Kennung, den Status (reserviert, eingelöst, verfallen) und Zeitpunkte. Der Code selbst wird nur als Hashwert und mit den letzten vier Zeichen gespeichert. Zum Schutz vor Raten zählen wir Fehlversuche je Konto und je IP-Adresse (Abschnitt 9.3).
Zweck: Rabattgewährung, Verhinderung von Mehrfacheinlösung und Missbrauch. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO; für den Rabattnachweis zur Rechnung Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Dauer: verfallene oder abgelaufene Reservierungen 1 Tag; eingelöste Gutscheine mit dem Kauf bzw. der Rechnung (Abschnitt 12).

7.9 „Neue Wörter“

Tragen Lehrkräfte Wortpaare (Englisch/Deutsch) frei in eigene Listen ein, übernehmen wir das Wortpaar ohne Bezug zu Kindern, Lehrkräften, Listen oder Schulen in eine interne Wortliste, um fehlende Bilder und Aufnahmen zu ergänzen. Gespeichert werden nur das Wortpaar, die Anzahl der Listen und Schulen, in denen es vorkommt, erstes und letztes Datum, ein Bearbeitungsstatus („offen / Bild eingebaut / abgelehnt“) und eine kurze interne Notiz. Wortpaare mit erkennbar personenbezogenem Inhalt (z. B. Namen) lehnen wir ab und löschen sie aus der Wortliste. Listen dürfen ohnehin keine personenbezogenen Daten enthalten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Verbesserung des Wortbestands), soweit ein Wortpaar ausnahmsweise Personenbezug haben sollte; im Übrigen ist die Wortliste anonym.
Dauer: Den Statusvermerk löschen wir 90 Tage nach der letzten Statusänderung, sobald das Wort in keiner Liste mehr steht; Worttext und Notiz entfernen wir dann auch aus dem Verwaltungsprotokoll.

8. Sprachaufnahmen, Bilder, Sprachausgabe

• Sprachaufnahmen und Bilder sind vorab erzeugt und liegen auf unserem Server. Beim Laden wird technisch bedingt Ihre IP-Adresse übermittelt (Abschnitt 9.3). Zur Laufzeit werden keine Texte an Sprach- oder KI-Dienste übermittelt.
• Gerätestimme: Fehlt für einen Text eine Aufnahme (z. B. bei eigenen Vokabellisten), liest die eingebaute Sprachausgabe Ihres Geräts bzw. Browsers vor. Die App übergibt den Text dabei nur an das Betriebssystem bzw. den Browser, nicht an einen Server. Je nach Gerät und Einstellung kann der Hersteller für seine Sprachausgabe einen Online-Dienst nutzen; das stellen Sie in den Einstellungen Ihres Geräts ein.

9. Technische Daten, Sicherheit, Protokolle

9.1 Anmelde-Ereignisse

Unser Anmeldedienst speichert Anmeldungen und Fehlversuche (Zeitpunkt, Konto-Kennung, verwendete Anwendung, IP-Adresse, Art des Fehlers) sowie wenige weitere Ereignisarten (Abmeldung, Registrierung, Passwort- und Zweitfaktor-Änderung, Konto löschen) 7 Tage, um Missbrauch (z. B. Passwort-Raten) zu erkennen und abzuwehren. Die IP-Adresse wird dabei ungekürzt gespeichert und in unserer Verwaltungsoberfläche nur gekürzt angezeigt. Verwaltungsereignisse werden ohne Inhaltsdaten gespeichert. Nach mehreren Fehlversuchen wird das Konto vorübergehend gesperrt.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit des Dienstes), Art. 32 DSGVO.

9.2 Verwaltungsprotokoll

Änderungen durch unsere Verwaltung (z. B. Abo verlängert, Konto gesperrt, Lizenz geändert, Zugangsdaten neu erzeugt) protokollieren wir mit Zeitpunkt, handelnder Person, Aktion und Vorher-/Nachher-Werten. Betroffene Konten werden darin pseudonymisiert (verschlüsselter Hashwert) bezeichnet, nie mit Name, Passwort oder Link; handelt ein später gelöschtes Konto, wird auch dieses pseudonymisiert.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Nachvollziehbarkeit, Sicherheit). Dauer: Abschnitt 12.

9.3 Server-Zugriffe und Missbrauchsschutz

Bei jedem Zugriff auf unseren Server (App-Schnittstelle, Webseiten, Sprachaufnahmen) werden technisch bedingt IP-Adresse, Zeitpunkt, angefragte Adresse, Status und Browser-/App-Kennung verarbeitet.

• Für offene Funktionen ohne Anmeldung (Kinder-Gerät koppeln, Eltern-Ansicht, Gutscheincodes, eigene Hinweise, Widerrufs-, Kündigungs- und Löschformulare) zählen wir Aufrufe je IP-Adresse (IPv6 gekürzt auf /64), um Raten und Überlastung zu verhindern; die Eltern-PIN-Prüfung zählt Versuche je Kind (5 je 15 Minuten, 20 je Tag). Diese Zähler werden nach 24 Stunden gelöscht.
• Webserver-Protokolle mit IP-Adresse speichern wir höchstens 7 Tage.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Betrieb und Sicherheit).

9.4 Sicherheit

Übertragung nur verschlüsselt (HTTPS). Kurzlebige Anmelde-Token (5 Minuten), Passwörter nur als Hashwert, Zugangs- und Kopplungscodes nur als Hashwert, Kaufbelege verschlüsselt, Zwei-Faktor-Pflicht für unsere Verwaltung und für die Schulverwaltung, erneute Anmeldung vor heiklen Aktionen (z. B. Konto löschen). Einzelheiten: Anlage 1 zum Auftragsverarbeitungsvertrag.

10. Schulen, Nachhilfe und Lehrkräfte als Verantwortliche

Nutzt ein Kind die App über eine Schule, eine Nachhilfe oder eine einzelne Lehrkraft, ist für die Daten des Kindes die Stelle verantwortlich, die über den Einsatz entscheidet (Art. 4 Nr. 7 DSGVO): bei Schulen die nach dem anwendbaren Schulrecht zuständige Stelle, bei einer Nachhilfe deren Inhaber, bei einer einzelnen Lehrkraft die Stelle, in deren Auftrag sie unterrichtet. Lehrkräfte bestätigen beim Kauf von VocaFix Solo oder VocaFix Studio, dass der Einsatz mit ihrer Schulleitung abgestimmt bzw. dienstrechtlich gestattet ist. Die verantwortliche Stelle entscheidet, welche Kinder angelegt werden, welche Listen sie üben und wem sie die Eltern-Ansicht gibt, informiert Eltern und Kinder und holt – soweit erforderlich – deren Einwilligung ein (Vorlage: Elterninformation). Wir verarbeiten die Daten nur nach ihren Weisungen. Anfragen zu diesen Daten leiten wir unverzüglich an die verantwortliche Stelle weiter.

11. Empfänger und Dienstleister

Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (z. B. an Finanzbehörden).

12. Speicherdauer

Die automatische Bereinigung läuft alle 10 Minuten, ein vollständiger Abgleich mit dem Anmeldedienst stündlich.

13. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf

• Auskunft über Ihre Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung (Art. 16),
• Löschung (Art. 17) – in VocaFix Familie direkt in der App,
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20) für Daten, die Sie uns auf Grundlage eines Vertrags oder einer Einwilligung bereitgestellt haben,
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21),
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3),
• Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77), zum Beispiel bei der für unseren Sitz zuständigen Behörde: [AUFSICHTSBEHÖRDE].

Schreiben Sie uns dazu an datenschutz@vocafix.com. Auskunft und Datenkopie erhalten Sie kostenlos und unabhängig davon, ob Sie ein laufendes Abo oder eine Lizenz haben, innerhalb eines Monats. Eltern üben die Rechte ihrer minderjährigen Kinder als gesetzliche Vertreter aus. Bei Schulkonten wenden Sie sich bitte an die verantwortliche Stelle (Abschnitt 10); Anfragen, die bei uns eingehen, leiten wir dorthin weiter.

14. Kinder

Die App richtet sich an Kinder und Jugendliche. Konten mit eigener Anmeldung und Käufe sind Erwachsenen vorbehalten: Ein Elternkonto oder Lehrkraft-Konto darf nur eine volljährige Person anlegen. Kinder nutzen die App ohne Konto, über ein Kinderprofil ihrer Eltern oder über einen Zugang ihrer Schule bzw. Lehrkraft. Käufe, Einstellungen und Links nach außen sind durch eine Elternsperre geschützt. Für Kinder gibt es eine eigene Erklärung in einfacher Sprache.

15. Automatisierte Entscheidungen

Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhen und Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO). Die App schlägt Wörter zum Üben vor; das ist keine solche Entscheidung. Automatisch geprüft werden außerdem Kaufvoraussetzungen (z. B. Gültigkeit einer USt-IdNr., freie Plätze) und Fristen; bei Ablehnung oder Zweifel können Sie sich an uns wenden, und eine Person prüft den Fall.

16. Pflicht zur Bereitstellung

Die kostenlose Stufe können Sie ohne Angabe personenbezogener Daten nutzen. Für ein Konto benötigen wir Ihre E-Mail-Adresse und ein Passwort, für einen Kauf zusätzlich die Rechnungsanschrift; ohne diese Angaben ist ein Konto bzw. Kauf nicht möglich. Für Kinderprofile auf unserem Server benötigen wir Ihre Einwilligung; ohne sie bleibt der Lernstand nur auf dem Gerät. Eine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung besteht nicht.

17. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die App oder die Rechtslage ändert. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie in der App und unter https://app.vocafix.com/recht/datenschutz.html.