Vorlage Elterninformation Schule

Vorlage: Elterninformation und Einwilligung für Schulen, Lehrkräfte und Nachhilfe

Stand: 16.10.2026

Diese Vorlage stellen wir Schulen, Nachhilfen und Lehrkräften zur Verfügung. Verantwortlich für die Verarbeitung und für den Inhalt dieser Information ist die Einrichtung, die VocaFix einsetzt, nicht der Anbieter der App. Die Einrichtung ergänzt die Angaben in eckigen Klammern und wählt die passende Fassung:

• Fassung A – Unterricht auf gesetzlicher Grundlage: Die Schule setzt VocaFix im Rahmen ihres Bildungsauftrags ein; Rechtsgrundlage ist das Schulrecht des Landes. Eine Einwilligung ist dann nicht erforderlich; die Eltern werden informiert.
• Fassung B – freiwillige Nutzung oder Nachhilfe: Die Nutzung ist freiwillig (z. B. zusätzliches Üben zu Hause) oder findet in einer privaten Nachhilfe statt; Rechtsgrundlage ist die Einwilligung der Eltern bzw. der Nachhilfevertrag.

[BRIEFKOPF DER SCHULE / NACHHILFE / LEHRKRAFT]

Elterninformation: Vokabeltraining mit der App VocaFix

Liebe Eltern,

wir möchten im [ENGLISCHUNTERRICHT / IN DER NACHHILFE] die App VocaFix einsetzen. Ihr Kind kann damit in der Schule und zu Hause Englisch-Vokabeln üben. Die Lehrkraft kann Vokabellisten zuweisen und sehen, wie viel geübt wurde.

Welche Daten werden verarbeitet?

• Vorname [ODER: VOR- UND NACHNAME / KÜRZEL] Ihres Kindes, ein Benutzername und ein Passwort,
• Klasse bzw. Gruppe,
• Lernstand: welche Wörter geübt wurden, richtig/falsch, Datum der letzten Aktivität, zugewiesene Listen,
• technische Zugriffsdaten (z. B. IP-Adresse) beim Abruf der App; sie werden nach höchstens 7 Tagen gelöscht.

Ihr Kind braucht keine E-Mail-Adresse. Es gibt keine Werbung und kein Tracking.

Woher stammen die Daten? Name, Klasse und Benutzername trägt die Lehrkraft ein; den Lernstand erzeugt Ihr Kind beim Üben.

Wer ist verantwortlich? [NAME UND ANSCHRIFT DER SCHULE / NACHHILFE], Datenschutzbeauftragte/r: [KONTAKT].

Wer verarbeitet die Daten für uns? Der Anbieter der App, VocaFix – [ANBIETER-NAME], [ANBIETER-ANSCHRIFT], als Auftragsverarbeiter nur nach unseren Weisungen (Vertrag nach Art. 28 DSGVO). Die Daten liegen auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Der Anbieter nutzt die Daten nicht für Werbung oder eigene Zwecke; frei eingetragene Wortpaare übernimmt er nur ohne Bezug zu Personen in seinen Wortbestand.

Rechtsgrundlage:

• *Fassung A:* [SCHULRECHTLICHE VORSCHRIFT DES LANDES] in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO.
• *Fassung B:* Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, gegebenenfalls in Verbindung mit Art. 8 DSGVO) bzw. bei einer Nachhilfe der Nachhilfevertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Wie lange? Bis Ihr Kind die Gruppe verlässt oder – bei Fassung B – Sie Ihre Einwilligung widerrufen; spätestens [FRIST] nach Ende des Schuljahres bzw. der Nachhilfe löschen wir das Konto Ihres Kindes.

Fortschritt für Eltern: Auf Wunsch erhalten Sie einen persönlichen Link, über den Sie ohne Anmeldung den Lernfortschritt Ihres Kindes sehen (Vorname, Gruppe, Listen, Anteil geübt/gekonnt). Bitte geben Sie diesen Link nicht weiter.

Zugangsdaten: Ihr Kind erhält einen Zugangszettel mit Benutzername, Passwort, Eltern-PIN und ggf. dem Eltern-Link. Bitte bewahren Sie ihn sicher auf. Bei Verlust erzeugen wir neue Zugangsdaten; die alten gelten dann nicht mehr.

Ihre Rechte: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch (Fassung A, Art. 21 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Fassung B, Art. 20 DSGVO), Widerruf der Einwilligung (Fassung B) sowie Beschwerde bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde [ZUSTÄNDIGE BEHÖRDE]. Wenden Sie sich dazu an [KONTAKT DER EINRICHTUNG].

Nur Fassung B – Freiwilligkeit: Die Teilnahme ist freiwillig. Ohne Ihre Einwilligung entstehen Ihrem Kind keine Nachteile; es kann [GLEICHWERTIGE ALTERNATIVE, Z. B. VOKABELHEFT ODER DIE KOSTENLOSE STUFE DER APP OHNE KONTO] nutzen.

Nur Fassung B – Einwilligungserklärung

Name des Kindes: ______________________ Klasse/Gruppe: __________

☐ Ich bin/wir sind damit einverstanden, dass für mein/unser Kind ein Zugang zur App VocaFix angelegt wird und die oben genannten Daten zu den genannten Zwecken verarbeitet werden.

☐ Ich möchte/wir möchten einen Link zur Fortschrittsansicht für Eltern erhalten. (freiwillig)

Die Einwilligung kann ich jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, z. B. per E-Mail an [KONTAKT DER EINRICHTUNG]. Das Konto meines Kindes wird dann gelöscht. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

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Ort, Datum Unterschrift der/des Sorgeberechtigten

Ist Ihr Kind bereits in der Lage, die Bedeutung der Einwilligung selbst zu verstehen (in der Regel ab etwa 14 bis 16 Jahren), sollte es zusätzlich unterschreiben:

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Unterschrift der Schülerin / des Schülers

Hinweistext für den Zugangszettel (Fuß des Zettels)